Создание сотрудников, отделов и логики распределения звонков

Для быстрой настройки АТС нам необходимо сделать 3 шага:

• Раздел "Сотрудники", где мы создадим всех сотрудников и назначим им короткие номера.
• Раздел "Отделы", где мы объединим сотрудников в группы и настроим правила распределения звонков между ними.
• Раздел "Номера", где мы настроим логику распределения звонков в компании.

1.1. Как зайти в облачную АТС

Ваш менеджер предоставит вам на электронный адрес данные для доступа к своей облачной АТС (вида имя_вашей_компании.vats.sa-tel.ru), а также логин и пароль администратора АТС.

1.2. Создание сотрудников

При первом входе в интерфейс откроется раздел "Настройки" - "Сотрудники".

На этом этапе необходимо создать аккаунты для всех сотрудников в компании. Жмем "Добавить сотрудника" и заполняем поля. Некоторые нюансы:

• Рекомендуем задать сложный пароль во избежание взлома. Используйте нашу кнопку "Создать новый пароль". Не назначайте всем сотрудникам один пароль.

На сегодняшний день в АТС можно назначить сотруднику одну из трех ролей (прав): Администратор или Пользователь и Ограниченный пользователь. Администратор имеет доступ к разделу "Настройки" и может редактировать других сотрудников, тогда как Пользователь не имеет таких прав. Пользователь может просматривать историю звонков компании и статистику, использовать услугу изменять настройки своего профиля. Ограниченный пользователь может просматривать только историю своих звонков, использовать услугу изменять настройки своего профиля.

• Создаваемые логин и пароль будут использоваться сотрудником для настройки настольного телефона или коммуникатора на компьютере.
• Если сотрудник будет настраивать телефон или коммуникатор самостоятельно, укажите его e-mail. Он получит письмо с реквизитами доступа и ссылкой на коммуникатор.

• Если за сотрудника телефон или коммуникатор будет настраивать ваш системный администратор, сохраните логин и пароль при создании сотрудника.
• Рекомендуем сразу настроить переадресацию на мобильный телефон сотрудника, в случае его неответа в течение 5-10 секунд на настольном телефоне или компьютере.

Создайте остальных сотрудников. В списке созданных сотрудников жирным выделяются сотрудники с правами администратора.

1.3. Настройка отделов

1.4. Телефонные номера

В телефонных номерах вы увидите список всех приобретенных номеров. Именно здесь настраивается основная логика распределения входящих звонков от клиентов в зависимости от времени и дня недели, можно установить голосовое приветствие и многое другое.

Логика приема звонков отображается графически. По умолчанию номера уже имеют определенную настройку, но вы можете изменить её, кликнув по номеру.

Обратите внимание, что номер может работать не только по расписанию (когда днем прием маршрута один, а ночью - другой), но и круглосуточно. Вы можете переключить настройку в самом интерфейсе.

В случае работы по расписанию, появляется переключатель маршрутов в рабочее и нерабочее время. Не забудьте настроить каждый из разделов.

Также не забудьте настроить время работы компании в "Изменить расписание компании".

В рабочее время вы можете выбрать 3 варианта маршрута звонка:

• Звонок в один из ваших отделов. Эта карточка выбрана по умолчанию и направлена в отдел продаж. При входящем звонке звонок поступит в отдел продаж и звонок будет распределен между сотрудниками в соответствии со своими настройками.

• Сотрудник-секретарь. Если в вашей компании звонки принимает один сотрудник, а затем он переводит звонок на остальных - выберите этот раздел.
• Меню самообслуживания (голосовое меню). Если вы хотите, чтобы клиент сам выбирал, с каким отделом следует соединиться, выбирайте меню самообслуживания. Вы можете настроить переадресацию звонка на отдел, сотрудника, факс или автоответчик. В случае если клиент не наберет клавишу течение 5 секунд, звонок будет переведен в соответствии с заданными правилами (в данном случае соединит с отделом продаж). Рекомендуем не усложнять голосовое меню и сделать всё, чтобы ваш клиент быстрее и без лишних действий дозвонился до ваших менеджеров.

Нерабочее время настраивается по такому же принципу, за исключением логики маршрутов.

Настройте таким же образом все оставшиеся телефонные номера.

1.5. Завершение настройки

Мы завершили основную настройку приема входящих звонков. В разделе "Еще" вы можете настроить основной АОН (определение номера) при исходящих звонках (если у вас много звонков), настроить прием факсов, автоответчика и BLF.